Del plan de empresa a la organización empresarial en las Pyme

Un plan de empresa permite conocer los puntos fuertes y débiles de un proyecto, determinar si es viable económicamente y prever su rentabilidad. Se realiza normalmente antes de lanzar un proyecto para minimizar los riesgos, aunque su utilidad fundamental es la de buscar financiación.

Muchas personas que quieren desarrollar una idea de negocio, suelen pasar por alto la conveniencia de realizar un plan de empresa. En muchos casos se considera como algo formal (para la obtención de recursos y financiación), sin darse cuenta de las posibilidades que presenta como guía en el desarrollo de la empresa.

No obstante, es cierto que el plan de empresa es una herramienta para vender el negocio a posibles inversores (ya sea bancos, inversores privados, socios o proveedores) y no sirve ni como herramienta de planificación, ni como herramienta para la gestión del negocio.

Por ello, antes de empezar a realizarlo conviene enterarse del tipo de modelo que piden los inversores a los que se dirige.

¿Cuál es el contenido necesario en un plan de empresa?

En general, el plan de empresa debe incluir:

  • La idea,
  • La identificación de tendencias,
  • La elección o diseño del modelo de negocio,
  • Los objetivos,
  • Las estrategias para alcanzarlos,
  • La misión y la visión,
  • La estructura de la empresa,
  • Los medios disponibles,
  • La inversión inicial,
  • Elaborar y adoptar un modelo financiero
  • Las proyecciones y presupuestos.
  • Una investigación de mercado que incluya clientes potenciales y plan de venta efectivo,
  • Un análisis de la competencia,
  • El punto de equilibrio,
  • Previsión de varios escenarios y de soluciones para futuros problemas,
  • Un plan de Marketing y
  • Un resumen claro y visual.

Además conviene tener en cuenta en el plan de empresa una serie de aspectos legales que pueden condicionar la viabilidad del proyecto empresarial, como son:

  • Una definición clara de la forma jurídica de la empresa y su estructura,
  • La normativa aplicable,
  • Los permisos necesarios,
  • Los costes de constitución,
  • Las obligaciones fiscales y laborales, entre otros.

Como en otros aspectos del plan de empresa o negocio, a la hora de elaborar los aspectos legales es importante contar con ayuda profesional, al objeto de evitar posibles problemas por no ajustarse a la normativa, detectar lo que puede mejorarse y realizar las correcciones oportunas.

Ventajas de realizar un plan de empresa

Planificar antes de lanzarse, ayuda a:

  • Evaluar la oportunidad de negocio y su potencial,
  • Vislumbrar las variables más críticas, 
  • Analizar riesgos específicos en cada área adoptando medidas «a priori» para su eliminación o reducción.

Concretamos a continuación los beneficios más destacados de realizar un plan de empresa.

  • Un plan de empresa ayuda a evaluar de forma global un proyecto de negocio, teniendo en cuenta:
  • La normativa aplicable,

Es importante tener en cuenta la forma en que la normativa influye o puede influir en el negocio.

  • Todas las variables fundamentales relativas al sector,
  • La evolución económica,
  • La competencia,
  •  El modelo financiero o de negocio y, desde luego,
  • La forma jurídica a adoptar.
  • Así, un plan de empresa o negocio permite valorar el proyecto desde muchos ángulos.
    • Obliga a preguntarse cómo se van a conseguir los objetivos, y
    • Qué puede ofrecerse para que el público objetivo elija nuestros productos y servicios frente a los de la competencia.
  • Además, obliga a realizar números, incluyendo las siguientes previsiones:
  • De ventas.
  • De compras,
  • De ingresos y
  • De gastos.

Todas ellas han de adaptarse a:

  • Las posibilidades reales que brinda el mercado y
  • La capacidad que se pretende alcanzar.
  • El plan de empresa hace un análisis de cada una de las áreas esenciales de la misma y del entorno tratando de proyectar las estrategias y tácticas que resulten más favorables comparando distintos escenarios.

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Aspectos legales básicos a abordar en el plan de empresa

Como hemos visto, dentro de los apartados en que se divide el plan de empresa es necesario referirse a los aspectos legales.

Desde nuestro punto de vista, los 9 aspectos legales básicos a abordar en el plan de empresa son:

1.- Formalización del proyecto como entidad jurídica y organización

En este punto nos estamos refiriendo a:

  • La elección del tipo de empresa y la forma jurídica, después de conocer todas las posibilidades que se nos brindan.
  • Los aspectos fundamentales del documento de constitución para utilizarlo a nuestro favor y que no se trate de algo meramente formal.
  • El lugar o lugares donde haya de ubicarse la sede social y/o los establecimientos abiertos al público.

2.- Obligaciones legales relacionadas con la actividad

Entre ellas,

  • Las obligaciones mercantiles, que se traducen en la llevanza de libros y cuentas anuales.
  • Las obligaciones fiscales. Aspecto fundamental, que en ocasiones puede llevar a la empresa a adoptar una forma jurídica específica.
  • Las obligaciones formales de facturación.

3.- Tipos de contratos necesarios para iniciar o desarrollar la actividad de la empresa

En este sentido es importante analizar sus elementos y conocer en qué debemos centrarnos al negociar y firmar un contrato.

Si se pretende contratar trabajadores, será necesario tener en cuenta los aspectos laborales y de Seguridad social.

4.- Todo lo relativo a las propiedades intelectual e industrial

Hay que tener en cuenta que estos temas son muy importantes y pueden ser clave en determinados sectores.

Se trata de conocer sus elementos básicos y cómo proteger:

  • Patentes,
  • Marcas,
  • Modelos de utilidad,
  • Acuerdos tecnológicos y
  • Derechos de autor.

Además, es preciso valorar la importancia creciente que para las empresas tienen Internet, las nuevas tecnologías y el comercio electrónico, pudiendo llegar a influir en la viabilidad y/o continuidad de la empresa.

5.- Permisos, autorizaciones y licencias necesarios para la puesta en marcha y desarrollo del negocio

En este punto se incluye incluye:

  • Si la puesta en marcha del negocio, establecimiento o empresa requiere permisos, autorizaciones o licencias.
    • Los posibles permisos necesarios para el desarrollo de actividades ligadas a la empresa y
    • Cualesquiera otros requisitos administrativos.

6.- Posibles riesgos en cada área

Generalmente los riesgos a los que puede tener que enfrentarse la empresa pueden ser:

  • Derivados de la propia actividad empresarial, como impagos, disminución de clientes…
  • Ocasionados por causas fortuitas sobre las que la empresa puede no tener control.
  • Ocasionados por algún tipo de negligencia.

A continuación mencionamos otra serie de posibles riesgos a los que nos referimos más detenidamente.

Riesgos relacionados con las instalaciones de la empresa

En este punto se hace referencia a riesgos de:

  • Incendios,
  • Explosiones,
  • Inundaciones,
  • Robos

Este tipo de riesgos pueden cubrirse con:

  • La contratación de los correspondiente seguros,
  • Un adecuado mantenimiento de las instalaciones,
  • Una actuación diligente y
  • Cumpliendo la normativa de aplicación.

Riesgos personales

Los riesgos personales comprenden:

  • Los que afectan a los titulares del negocio,
  • Los de los trabajadores.

En el caso de los trabajadores, los riesgos pueden minimizarse cumpliendo con la normativa de prevención de riesgos laborales.

  • Los de accidentes de terceros ocurridos en las instalaciones de la empresa.

Respecto a los riesgos de accidentes de terceros es aconsejable que la empresa contrate un seguro de responsabilidad civil.

Riesgos relacionados con las ventas

También este tipo de riesgos pueden estar cubiertos por seguros.

En los riesgos relacionados con las ventas hay que tener en cuenta la normativa sobre protección de consumidores y usuarios.

Riesgos financieros

Los riesgos financieros dependen de la estructura financiera de la empresa y de las fuentes de financiación.

Conviene subrayar que:

  • Puede adoptarse una estructura financiera más o menos conservadora y
  • Existen productos financieros que sirven para cubrir el riesgo financiero.

Riesgos de producción y de proveedores

En este punto debe recordarse la necesidad de cumplimiento de las normas específicas del sector, si las hubiere.

Los posibles problemas por defectos en la producción pueden minimizarse con el correspondiente contrato de seguro.

Lo mismo es predicable de los atrasos o falta de entrega de proveedores. Otra posible alternativa es contar con proveedores alternativos y reflejar en los contratos esta posibilidad.

En las batallas te das cuenta que los planes son inservibles, pero hacer planes es indispensable

Eisenhower

Riesgos relacionados con el medio ambiente

Los riesgos medioambientales son tratados en la tramitación de las licencias urbanísticas y pueden ser cubiertos con el seguro de actividad del establecimiento.

Además los relacionados con el medio ambiente pueden estar conectados con la normativa laboral en cuanto a los riesgos para los trabajadores y la normativa sobre higiene en el trabajo.

Los riesgos medioambientales pueden ser variados dependiendo del tipo de empresa, la ubicación… Hay que tener en cuenta:

  • Los vertidos y residuos de la empresa,
  • El riesgo de contaminación del entorno,
  • Las medidas de control de la contaminación,
  • Los riesgos para la comunidad de los vertidos y residuos.

Riesgos relacionados con el cumplimiento normativo

Existen riesgos relacionados con el cumplimiento normativo, bien por falta del mismo, bien por diferencias en la interpretación. En ambos casos pueden dar lugar a la imposición de sanciones administrativas y a gastos extraordinarios derivados del ejercicio de acciones judiciales.

7.- Evaluar posibles responsabilidades

8.- Obtener la cobertura de seguros

9.- Cumplir con la normativa de protección de datos

En este punto es necesario tener claros los requisitos legales requeridos en materia de protección de datos.

La elección del modelo de negocio

El modelo de negocio es la forma en que se monetiza la actividad económica desarrollada.

Por ello, en cualquier plan de empresa o proyecto de negocio resulta esencial determinar el modelo de negocio.

Las métricas del modelo de negocio son muy importantes para hacer más de lo que funciona y corregir lo que no funciona.

En cualquier caso, antes de decidirse a lanzar un determinado negocio es recomendable realizar pruebas a pequeña escala al objeto de asegurarse de que funciona. Para lograrlo deben medirse:

  • El flujo de datos y
  • Los ratios de conversión y de retención de clientes.

De ser posible, conviene inclinarse por un modelo de negocio con ingresos recurrentes y por una industria en crecimiento.

Además, un nuevo negocio debe enfocarse en solucionar algún tipo de problema y ser innovador. La innovación puede concretarse en:

  • La personalización de productos,
  • Combinar productos o servicios de forma distinta a como existen en el mercado o
  • Crear nuevas experiencias.

No obstante, en los negocios más innovadores puede ser más difícil determinar tanto el público objetivo como el modelo de negocio. De hecho es frecuente que las nuevas tecnologías surjan tratando de solucionar un problema y la definición del modelo de negocio para explotarlas se produzca a posteriori.

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Organización de la empresa

A la hora de organizar la empresa lo ideal es asesorarse sobre aquellos temas en los que el emprendedor o los socios co-fundadores no tienen muchos conocimientos. En este sentido:

  • Puede crearse una junta asesora o
  • Utilizar los servicios de entidades (universidades, administraciones, cámaras de comercio) que ofrecen programas de apoyo al emprendedor, dándole respaldo y asesoramiento.

Algunos de los asesores recomendables:

  • Abogados,
  • Contables,
  • Asesores especializados en Marketing y ventas y
  • Asesores financieros.

Además conviene contar con la asistencia de otros emprendedores, mentores o capitalistas de riesgo ya que pueden ofrecerte información sobre:

  • Desarrollo de productos,
  • Contratación,
  • Marketing o
  • Financiación.

Las oportunidades pequeñas son el principio de las grandes empresas

Demóstenes

¿Cómo configurar el organigrama de la empresa?

Cada empresa establece el organigrama que mejor se adapta a sus necesidades, teniendo en cuenta su sector y su dimensión. Por ello, las líneas divisorias entre departamentos o funciones divergen.

En empresas de pequeño tamaño es frecuente que varios departamentos o funciones se integren en uno solo o sean asumidos por los mismos responsables.

Departamentos tradicionales o verticales

Son departamentos tradicionales dentro del organigrama de la empresa los siguientes: 

  • Compras,
  • Producción,
  • Ventas,
  • RR.HH. y
  • Administración, por citar algunos de ellos.

Departamento de compras

Llamamos departamento de compras al encargado de la obtención de materias primas, servicios, productos o materiales que la empresa requiere para desarrollar su actividad.

Resulta indispensable para una adecuada defensa de los intereses de la empresa en cuanto que es la función encargada de contratar y negociar con proveedores, suministradores o prestadores de servicios y juega un papel importante a la hora de prevenir, evitar o atenuar los posibles problemas o conflictos con cualquiera de ellos.

Departamento de producción

Llamamos departamento o función de producción al encargado de desarrollar la actividad de la empresa, sus productos o servicios.

En este punto además de los aspectos técnicos conviene destacar el cumplimiento normativo ya que numerosas reclamaciones y conflictos suelen referirse a:

  • Los productos o servicios,
  • Su alcance y calidad,
  • Su ejecución….

Departamento de recursos humanos

Este departamento se encarga de las relaciones entre la empresa y los trabajadores o colaboradores en sentido amplio. A saber:

  • Derechos y obligaciones de la empresa y los trabajadores,
  • Sindicación,
  • Huelga,
  • Representación de los trabajadores,
  • Sanciones,
  • Despidos,
  • Prevención de riesgos laborales…

En una pymes el departamento de recursos humanos suele coincidir con el departamento jurídico.

En caso de que la empresa tenga ambos departamentos separados la colaboración suele ser muy estrecha pues sus funciones se interrelacionan incluso antes de que los conflictos deriven en procesos judiciales.

Departamento de administración

El departamento o función de administración a su vez aglutina funciones muy distintas. Las funciones básicas de la administración se relacionan con:

  • La planeación,
  • La organización,
  • La dirección,
  • La coordinación,
  • El control y
  • La evaluación.

Este departamento suele tratar:

  • Cuestiones fiscales.
  • Cuestiones financieras como:
    • Cuestiones relacionadas con medios de pago -letras de cambio, pagarés y cheques-,
    • Confirming,
    • Pagos a través de Internet,
    • Cesiones de crédito,
    • Endosos,
    • Saldos pendientes de pago a proveedores,
    • Créditos documentarios,
    • Contratos de financiación,
    • Daciones en pago,
    • Seguros de caución, avales y garantías.
  • Inversiones.
  • Arrendamientos.
  • Contratos como compraventas y cesiones (entre otros).
  • Embargos judiciales o administrativos.
  • Constitución de sociedades y estatutos.
  • Formulación y aprobación de las cuentas anuales de la compañía.

El departamento o función de contabilidad está afectado/a por el plan general contable y las leyes fiscales.

  • Seguros.
  • Informática.

Conviene tener en cuenta en este punto todo lo relacionado con las leyes de protección de datos e incluso con los derechos de propiedad industrial o propiedad intelectual.

Departamentos o funciones transversales en la empresa

Los departamentos transversales son aquellos cuyas funciones tienen un carácter horizontal afectando a todos los demás departamentos o funciones de la empresa cualquiera que sea su forma jurídica y tamaño.

También este tipo de funciones pueden variar según el modelo o estructura de la empresa. No obstante, con carácter general podemos distinguir:

  • El departamento de Marketing y
  • La asesoría jurídica de empresa.

Departamento de Marketing y ventas

Entendemos por departamento o función de ventas el encargado de negociar y contratar con los clientes. Se extiende a:

  • La atención al cliente,
  • El derecho de consumo,
  • La política de devoluciones,
  • Los servicios post-venta,
  • La atención de las reclamaciones de los clientes.
  • Las campañas de Marketing,
  • Las campañas publicitarias,
  • El lanzamiento de productos,
  • Las relaciones con los medios y las redes sociales,
  • El diseño de productos, envases y embalajes

Siempre es recomendable que existan modelos de contratos aunque puedan particularizarse en cada caso. En caso de particularización conviene que sean revisados por los abogados.

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Asesoría jurídica de empresa

El buen abogado es el capaz de encontrar las excepciones de las normas

Las aportaciones más importantes de la asesoría jurídica de empresa son:

  • La función preventiva y
  • El asesoramiento a dirección de la empresa en la toma de decisiones.
    • La gran complejidad actual del universo de los negocios unida al montante de normas ordenadoras hace que la toma de decisiones haya de tener en cuenta el marco legislativo.
    • Los errores sobre las implicaciones legales de las decisiones empresariales pueden llevar aparejadas grandes pérdidas económicas.
    • De hecho la asesoría jurídica de empresa se ha transformado en una herramienta básica en la toma de decisiones de la dirección empresarial al permitir conocer los riesgos legales de las decisiones estratégicas de la empresa.
    • Los abogados en muchos casos son también empresarios y como tales tienen experiencia en la gestión de su propia empresa.
  • Contribución al diseño de soluciones a los proyectos o aspiraciones de la empresa dentro del marco normativo de aplicación, que tiene una importancia creciente.
  • Todo ello, sin perjuicio de su tradicional función en materia de resolución de conflictos que puedan surgir.
¿Funciones del abogado en la pyme?

A modo introductorio debe señalarse que cualquier emprendedor necesita un buen abogado cuando:

  • La empresa cuenta con varios socios.
    • Con objeto de velar por los intereses de todos de modo que se eviten futuros enfrentamientos es útil redactar un pacto de socios en que se incluya, entre otras cuestiones la manera en los socios quieren relacionarse en el futuro.
    • También en el caso de que la empresa desee realizar contratos con cualquiera de los socios.
  • Se busca incorporar inversores.

El abogado puede resultar esencial a la hora de negociar los términos de la incorporación para proteger la empresa y el capital.

  • Se va a firmar algún contrato o acuerdo importante para la empresa.

Siempre para proteger el trabajo y el tiempo invertidos.

  • Se decide incorporar empleados.

Al objeto de configurar las cartas de oferta protectora o los planes de retribución (por ejemplo mediante opciones sobre acciones).

  • Se necesita proteger la propiedad intelectual e industrial.
    • Acuerdos de confidencialidad,
    • Patentes o
    • Derechos de autor.
  • Se trate de limitar las responsabilidades legales de la empresa
Tipos de asesoría jurídica de empresa

Particularizamos a continuación las labores de los distintos tipos de abogados de empresa cuando ésta cuenta con un equipo jurídico.

1.- Asesoría jurídica interna

La asesoría jurídica interna constituye un departamento de la firma. Este modo de organización es el apropiado para mercantiles de tamaño mediano o grande que pueden permitirse tener abogados en plantilla.

Su ventaja fundamental es que la dirección de la entidad puede confeccionar el departamento a su gusto y de acuerdo con su filosofía y estrategia.

Dentro de la asesoría jurídica interna en la pyme podemos encontrar:

1.1.- Los abogados generalistas en la pyme tratan las relaciones entre socios o con clientes, proveedores etc… Así les corresponde:

  • Revisar o comprobar las actuaciones de cada área con carácter preventivo.
  • Orientar y proteger a la empresa dentro de la legislación aplicable, salvaguardándola de potenciales contingencias y simplificando lo más posible las actuaciones del empresario.
  • Asesorar en las nuevas actuaciones de la empresa al objeto de:
    • Que sean lo más favorables a los intereses de la empresa.
    • Asegurar el cumplimiento normativo.
  • Negociar acuerdos y redactar contratos.
  • Resolver los conflictos que surjan en el día a día de la empresa.
  • Reclamar indemnizaciones y oponerse a las reclamadas injustamente.
    • Las indemnizaciones a reclamar pueden ser:
      • Por incumplimiento,
      • Estipuladas en el contrato o
      • Legales.
  • Coordinar los asesores externos en caso de que existan.

1.2.- Los abogados laboralistas en la pyme se ocupan de las relaciones con el personal.

Así:

  • Eligen los parámetros aplicables a los distintos tipos de contratos laborales y formalizan los contratos.
  • Modifican cuando es necesario las condiciones de trabajo.
  • Elaboran las nóminas atendiendo a los conceptos recogidos en el Convenio Colectivo aplicable.
  • Redactan los hechos motivadores de las sanciones laborales y las cartas de despido.
  • Tramitar los despidos y otras extinciones de los contratos de trabajo incluyendo posibles expedientes de regulación de empleo.

Realizar las negociaciones pertinentes, acudiendo al SMAC y al Juzgado, en caso necesario.

  • Actúan en nombre de la empresa en cuestiones relativas a prestaciones, permisos y recursos en materia de Seguridad Social.
  • Defienden a la empresa en caso de accidentes de trabajo.

1.3.- Los abogados fiscalistas en la pyme asisten en materia de impuestos y, en su caso, en las relaciones con las administraciones. (Estas últimas también pueden subsumirse en los dos tipos anteriores).

Les corresponden:

  • La planificación tributaria, incluyendo la patrimonial.
  • Analizar los cambios legislativos en materia tributaria y sus consecuencias para la empresa.
  • Asesorar a la empresa en todo tipo de operaciones (como las de financiación), transacciones, (transmisiones o adquisiciones), fusiones y reestructuraciones empresariales.
  • Determinar los sistemas más adecuados de retribución de directivos y empleados desde un punto de vista fiscal.
  • Las inspecciones tributarias.
  • Plantear recursos y reclamaciones en materia tributaria.
2.- Asesoría jurídica externa

La asesoría jurídica externa supone la contratación de un despacho de abogados o profesionales independientes para que realicen las funciones de la asesoría jurídica de empresa.

Este sistema es muy útil para pymes cuyo volumen de facturación no justifique una asesoría jurídica interna, ya que:

  • Suelen suponer menores costes para la empresa.
  • Las relaciones entre abogado y empresa gozan de confidencialidad (caso Akzo).

En el caso de que la colaboración se prolongue en el tiempo puede resultar tan rápida y eficaz como una asesoría jurídica interna, pues los asesores además de conocer el derecho conocen la organización.

Las empresas demandan cada vez más abogados externos, bien para reducir costes, bien para desarrollarse internacionalmente.

Los abogados externos de empresa no sólo están presentes en las grandes empresas. La mayor parte de las empresas medianas y pequeñas trabajan con asesores jurídicos externos cotidianamente puesto que, como hemos señalado, los asesores jurídicos de la empresa no solo están para resolver los problemas cuando ya no tienen remedio, sino para evitarlos.

Los abogados externos de empresa pueden ofrecer asesoramiento en las distintas ramas del derecho siguiendo alguno de los sistemas siguientes:

a) Se adopta un acuerdo entre los abogados y la empresa para la prestación de servicios generalmente de carácter periódico o recurrente.

  1. Servicios personalizados
  2. Servicios normalizados de prestación continua mediante una iguala mensual o cuota de suscripción.

Habitualmente se opta por un régimen de igualas o acuerdo con el despacho por el cual se paga una cantidad fija al mes a cambio de un asesoramiento global.

Los litigios suelen estar excluidos de las igualas, ya que es más rentable para la empresa afrontar un gasto superior cuando necesita, que pagar una cuantía fija importante todos los meses.

Este sistema resulta relevante desde un punto de vista preventivo y de cumplimiento normativo.

b) La empresa cliente sólo paga por los servicios que consume.

  1. Servicios puntuales con precios fijos o cerrados.
  2. Servicios estándar con precios fijos o cerrados.

En el caso de las microempresas puede ser suficiente la contratación de packs de consultas o de servicios concretos con un bufete o abogado.

 3.- Régimen híbrido

Se trata de una combinación de los dos regímenes anteriores, pues es frecuente que las mercantiles de tamaño grande o mediano cuenten con una asesoría jurídica interna y colaboren con asesorías jurídicas o firmas externas.

Una fórmula que puede ubicarse en el mencionado régimen híbrido es la figura de los secondment que es un sistema en el que los abogados del bufete externo contratado prestan servicios dentro de la empresa en las condiciones que se pacten.

Por otro lado, la internacionalización de las empresas ha hecho que sea frecuente la colaboración con bufetes de otros países.

4.- Asesoría jurídica de empresas online

La utilización de las nuevas tecnologías abre muchas posibilidades porque permiten:

  • La optimización de los tiempos empleados,
  • Reaccionar con rapidez y
  • Prestar y recibir servicios jurídicos de calidad que aporten un input de valor en la empresa muy superior a su coste.

En cualquier caso debe existir una buena coordinación entre la asesoría jurídica online y las funciones o departamentos de la empresa y para asegurar una buena labor preventiva.

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