Mejora Resultados Optimizando tu Administración de contratos mercantiles

El emprendedor va más allá de las ideas. Es capaz de identificar una oportunidad de negocio y convertirla en realidad. Es un gestor o ejecutor. Además administrar su propio tiempo, lo que le otorga más libertad y responsabilidades. En este sentido ha de ocuparse de:

  • La gestión de las personas,
  • La gestión de los proyectos, 
  • La gestión de los procesos, 
  • La Gestión de la tesorería/de las finanzas
  • La gestión de los clientes 
  • La labor comercial, 
  • La investigación para desarrollar nuevos productos o servicios,
  • La gestión de proveedores,
  • La gestión de redes sociales
  • Gestionar temas administrativos y legales, 
  • Realizar la contabilidad y todo lo relativo a los tributos
  • Tratar problemas técnicos,
  • Subcontratar proyectos que no puede llevar a cabo
  • Medir riesgos 
  • Contratar seguros
  • La gestión del tiempo estableciendo prioridades

Puesto que el día tiene sólo 24 horas y no conviene llegar al agotamiento la solución es delegar manteniéndose al frente del negocio. Para ello debe encontrarse la persona idónea.

A medida que la empresa crece la labor del empresario se orienta cada vez más a supervisar y estar al tanto de lo que ocurre en la empresa. Esto también tiene ventajas, pues el experto en cada materia tiende a saber más de la misma que el propio emprendedor o empresario. Además delegar suele incrementar la productividad.

Notas básicas sobre la Administración de los Contratos Mercantiles

Una cuestión que conviene poner de manifiesto es que mientras es bastante habitual que se dé importancia a la negociación de los contratos y a la fase de contratación, lo es también que se dé menos importancia a la fase de administración de contratos mercantiles. Sin embargo, es un tema fundamental. Una necesidad que se va haciendo más y más acuciante a medida que crece el negocio y es preciso manejar mayor cantidad de derechos y obligaciones. 

Los contratos reflejan las obligaciones y condiciones de los acuerdos con proveedores clientes… Por ello, si se quiere cumplir y hacer cumplir con los términos establecidos en los contratos en el día a día de la empresa, es necesario tener un sistema para organizarlos y permitir el acceso a la información de manera segura.

Concepto de contrato mercantil

Recordar que se entiende por contrato un convenio entre partes que implica derechos y obligaciones para cada una de ellas. Junto a las prestaciones principales surgen o pueden surgir garantías y plazos, debiendo cumplir cada una de las partes con lo pactado. 

Los contratos entre empresas son en general contratos mercantiles, pero en el ámbito de la empresa pueden existir también contratos, civiles, laborales e incluso administrativos. Los dos últimos tipos se sujetan a su legislación específica.

Además de las reglas generales sobre obligaciones y contratos y las normas aplicables a cada tipo contractual, en los contratos mercantiles rige el principio de autonomía de la voluntad, por lo que las partes tienen un amplio margen de maniobra pudiendo pactar lo que tengan por conveniente. 

No obstante, los contratos han de respetar también la normativa interna de las empresas contratantes, en caso de que exista.

Un contrato es un documento de transcendental importancia durante todo el tiempo en que permanezca en vigor (y aún después, en el caso de determinadas cláusulas). Además permite determinar en donde se está en cada momento respecto a las obligaciones contractuales existentes.

Para evitar o reducir lo máximo posible las divergencias en la interpretación, resulta crítico que se adopte la costumbre de formalizar los contratos por escrito.

Establecer el sistema de administración

Una vez que se tenga claro el proceso o sistema de administración de contratos mercantiles su actualización será sencilla.

Cuando se trata de determinar cuál es la fórmula de administración que más se ajusta a las necesidades de nuestra empresa o negocio hay que tener en cuenta:

  • El tamaño del negocio y sus perspectivas de crecimiento, 
  • El número de contratos, 
  • Quién debe acceder a los contratos, 
  • La seguridad de la información, que en muchos casos tendrá carácter confidencial, 
  • Los recursos disponibles (personal, presupuesto, si interesa o no la externalización de todas o parte de las actividades de administración de contratos mercantiles).

Es especialmente importante que el objetivo sea en todo momento el conocimiento de la información relevante por parte de la empresa, evitando que constituya simplemente una carga administrativa adicional.

Además, una adecuada administración de contratos mercantiles permite respetar los plazos, conocer cuándo deben iniciarse negociaciones etc…

Los errores en la administración de contratos mercantiles suelen ser muy relevantes, como:

  • Procesos judiciales, 
  • Pérdidas de transacciones u oportunidades o 
  • Una percepción negativa de la empresa por parte de terceros.

Por último, debe observarse la efectividad del sistema de administración de contratos mercantiles, por si fuera necesario introducir algunas modificaciones. Las necesidades de administración de contratos mercantiles tienen carácter dinámico y pueden cambiar con la evolución de la empresa, y cambian a lo largo de la duración de cada contrato.

Cuestiones que no deben perderse de vista en cada contrato

Las cuestiones que no deben perderse de vista en cada contrato son:

  • Las partes contratantes, sus datos identificativos, sus datos de contacto y la forma de realizar las notificaciones.
  • Las fechas de inicio y terminación de cada contrato.
  • Las posibles renovaciones y los plazos establecidos. Especialmente deben tenerse en cuenta los plazos de preaviso en caso de renovaciones automáticas.
  • Los vencimientos de cualquier clase.
  • Plazos de entrega de productos, 
  • Plazos para revisar los productos defectuosos, 
  • Plazos para realizar otro tipo de actuaciones, 
  • plazos de entrega de información o para realizar comunicaciones….
  • Plazos para realizar pagos o recibir cobros.

Además de lo anterior es aconsejable:

  • Un breve resumen sobre otros puntos esenciales del contrato
  • El tipo de contrato de que se trata.
  • Determinar quién y de qué manera puede acceder a los contratos, facilitando enlaces, acceso a carpetas o personas de contacto que puedan acceder a los documentos y facilitar la información necesaria.

Suele resultar útil:

  • Establecer recordatorios de las fechas de terminación de los contratos y de vencimientos. 
  • Identificar cuestiones a modificar en los nuevos contratos.

Administración de Contratos Interna vs Externa

Otra cuestión a decidir es el modelo de administración de los contratos. Pueden distinguirse:

  • Un Modelo de Administración Interna
  • Un Modelo de Administración Externa. En cuyo caso debe conservarse un cierto control de lo que se va haciendo
  • Un Modelo mixto, en que se utilice ayuda externa para llevar los contratos de forma interna.

En caso de que se opte por una Administración Externa es frecuente que se encargue a los mismos profesionales a quienes se encarga la propia contratación o redacción de los contratos. 

En caso de redacción de los contratos por un tercero, es conveniente que se le comuniquen:

  • Los puntos más importantes del acuerdo, 
  • Cuantos más detalles mejor. El profesional del derecho puede no conocer nuestro negocio en detalle, con lo que no podrá imaginarse y tener en cuenta aspectos que pueden ser muy relevantes para nuestro negocio.

Puede ser recomendable que se encargue la redacción profesional al menos una vez para cada tipo de contrato, que ulteriormente puede usarse como modelo

Además, es aconsejable que utilicemos un modelo revisado por un profesional especializado. Lo mismo es predicable respecto de los cambios en el contenido del modelo.

Negociación de Contratos

Las negociaciones no siempre van a culminar en un acuerdo firmado entre las partes. Puede ser útil recoger los puntos básicos de las negociaciones, qué es lo que fue bien y qué es lo que no fue bien. Las personas pueden obtener la información necesaria para que las futuras negociaciones se realicen de forma similar o diferente.

Hay dos formas de posicionarse en la negociación de contratos:

  • Una considerando que las dos partes son contrincantes y cada una va a defender sus intereses. 

Esto nos va a dejar un sabor amargo. 

Además, incluso si el contenido del contrato es muy favorable a nosotros, la otra parte probablemente se va a sentir menos satisfecha, y la relación puede no ser tan fluida. Y, sobre todo, puede complicarse a largo plazo o no ser una relación duradera.

  • Otra es el gano-ganas

Es positivo dejar ganar en lo que para nosotros no es tan relevante y ajustar más lo que sí lo es. 

Conviene destacar que muchas veces lo que cada parte considera relevante no es igual. 

Este tipo de negociaciones permiten consolidar relaciones a largo plazo, incluso después de la finalización del contrato.Esto es importante, porque en una pequeña empresa los contactos y las relaciones, son muy importantes, y nunca se sabe de dónde va a venir el siguiente pedido o el siguiente contrato.

Gestión documental y Administración de Contratos Activos

Las técnicas de clasificación, archivo y gestión documental de contratos de empresa dependerán de cómo se organice su administración y de los recursos de la empresa.

Un consejo para la implementación exitosa, es que la gestión documental de los contratos de empresa involucre a los usuarios. 

La búsqueda de información específica, el seguimiento, y la revisión general de la totalidad de los contratos y acuerdos lleva mucho tiempo, por lo que es conveniente que se encargue a personal o profesionales especializados.

1.- Seguridad y accesibilidad

En cualquier caso, resulta esencial encontrar un equilibrio entre la seguridad de la gestión documental de contratos y la accesibilidad.

En el caso de la seguridad, deben tratarse de minimizar las posibilidades de pérdida de información o de acceso por parte de quien no esté autorizado.

La pérdida puede minimizarse mediante el mantenimiento de copias impresas y electrónicas en distintos lugares. Y haciendo copias de seguridad que se guarden en un lugar diferente de los dos primeros.

La gestión documental de los contratos puede hacerse a nivel interno o mediante el uso de servicios de almacenaje y/o copias de seguridad que cuenten con las medidas adecuadas para evitar pérdidas y accesos no autorizados.

Respecto a la accesibilidad, ha de tenerse en cuenta la necesidad de que la información se encuentre al alcance de las personas autorizadas para su consulta y revisión. La existencia de archivos electrónicos facilita notablemente esta labor. Puede ser interesante la utilización de tecnologías como bases de datos, web o intranet.

2.- Cuestiones a tener en cuenta en la Gestión documental y la Administración de Contratos en vigor

Los contratos pueden adaptar diversas formas. Desde  complicados contratos elevados a escritura pública hasta meros pedidos u órdenes de pedido. No obstante, para una adecuada Gestión documental y Administración y de Contratos deben tenerse en cuenta:

1.- La Forma escrita

Tras la negociación resulta esencial formalizar los contratos por escrito.

En este sentido, además de la utilización de modelos que nos pueden ayudar también en las negociaciones, es recomendable el establecimiento de cláusulas equitativas.

La satisfacción por ambas partes va a reducir considerablemente las necesidades de acudir a una posible resolución judicial de conflictos.

Los modelos facilitan la visualización de los temas importantes a tratar y sobre los que es necesario llegar a un acuerdo entre las partes contratantes.

2.- Clasificación y custodia

Resulta esencial para la gestión documental de contratos de empresa guardarlos en el mismo lugar y correctamente clasificados según nuestros requerimientos, de forma que sea lo más fácil posible acceder a la información cuando se necesita. Podría ser recomendable tener copias escaneadas, que facilitan la accesibilidad.

3.- Plazos, vencimientos y sistemas para recordarlos

Conviene establecer una lista sobre plazos de duración y vencimientos de cada contrato para que no se pase nada. Y es aconsejable configurar alertas con un tiempo de antelación para poder maniobrar. 

Alertas en el calendario de la persona o personas encargadas de la gestión documental y administración de contratos pueden ser suficientes.

Debe recordarse que siempre son necesarios tiempos de ejecución y que las personas encargadas de la ejecución pueden ser distintas de las encargadas de la gestión documental y administración de contratos. Por ello, además de una buena coordinación entre todos los implicados es esencial trabajar con márgenes de tiempo suficientes para poder asumir imprevistos.

4.- Gestión de modificaciones a los contratos en vigor

Si el contrato hubiere sido objeto de modificaciones acordadas entre las partes durante su vigencia esta circunstancia debe advertirse de alguna manera en el contrato original. 

Por otro lado, una correcta gestión documental de los contratos exige que las modificaciones se guarden con el contrato original, salvo que se haya firmado un nuevo contrato que deje totalmente sin efecto el anterior.

5.- Modelos de contratos y servicios profesionales

En los contratos repetitivos el uso de modelos, que luego pueden ajustarse al caso concreto, facilita notablemente la gestión documental de los contratos. En caso de duda, basta con que lo revise un profesional de confianza. (Los costes serán mucho menores que si se lo encargamos directamente). 

Las nuevas tecnologías también contribuyen a optimizar la gestión documental de contratos.

Pueden recomendarse algunos modelos básicos de contratos que suelen utilizarse en las empresas, como;

  • Un contrato de compraventa, 
  • Un modelo de condiciones generales, en caso de que vendamos a través de una página web. 
  • Un modelo de contrato de arrendamiento de servicios o de alquiler. 
  • Y algún otro que sea característico de nuestro negocio, en su caso.

Además, los elementos variables de los contratos mercantiles pueden hacerse constar en anexos previstos como vinculantes y parte del contrato. Esto facilita la estandarización y la gestión documental, pues únicamente tendremos que modificar los anexos.

Otro tipo de contrato cuya gestión documental y administración debe mantenerse al día es el contrato de sociedad en caso de que la empresa haya adoptado la forma de sociedad mercantil.

6.- Estandarización de contratos o de partes de los mismos y utilización de fichas

Si tenemos muchos contratos no está de más tener fichas con las cuestiones esenciales de cada uno. Por ejemplo:

  • Reflejar los plazos para realizar los pedidos o para servirlos, 
  • La forma de pago, u 
  • Otras formas de proceder.

Una buena idea es estandarizar este tipo de políticas para todos los contratos. Esto permite una administración de contratos más eficiente. Si hay alguna excepción, solo tendremos que fijarnos en ella.

7.- Simplificar

Conviene buscar simplificar lo más posible, especialmente en una pequeña empresa. Cuando llegue el momento en que la empresa empiece a crecer es posible que sea necesaria ayuda exterior o un Departamento cualificado para la Administración de contratos.

La claridad de lo que se requiere de los servicios externos mejorará los costes, la eficacia en la gestión y facilitará la labor de administración de los contratos.

De utilizar contratos internacionales es conveniente utilizar contratos estandarizados e Incoterms en la medida de lo posible. Recordar que se entiende por Incoterms cláusulas o términos utilizados en el Comercio Internacional por los que se establecen reglas comunes de interpretación preestablecida, evitándose incertidumbres procedentes de divergentes interpretaciones nacionales.

8.- Gestión de seguros

Respecto a la administración de contratos de seguros, debe especificarse a quien corresponde contratarlos, mantenerlos y/o renovarlos.

Además deberá determinarse los seguros con los que se vaya a trabajar e incluir las condiciones de los seguros con que se trabaje.

9.- Gestión de garantías

Si las partes acuerden cualquier tipo de garantía en los contratos mercantiles, conviene que estén especificadas en el contrato al tener carácter accesorio del mismo. 

Y paralelamente que se haga referencia al contrato en la garantía correspondiente.

10.- Mecanismos de Resolución de Conflictos

Es recomendable utilizar mecanismos extrajudiciales de resolución de conflictos, como la mediación o las negociaciones obligatorias entre las partes antes de acudir a los tribunales.

Esto no quiere decir que no haya de acudirse al sistema judicial o al arbitraje para hacer valer los intereses de la empresa, simplemente debe ser la última opción, ya que, aunque tengamos razón, nunca existe certeza absoluta de que vayamos a conseguir nuestros objetivos.

Destacar que a nivel de la UE las sentencias dictadas en un país de la Unión son directamente ejecutables en otro.

También conviene considerar el arbitraje, especialmente en el ámbito internacional.

11.- El valor de los Anexos

Hay que tener muy en cuenta que los anexos son parte del contrato, no obstante, conviene indicar específicamente que lo son. 

A veces se mira el contrato y no se presta atención a los anexos. Hay que mirar los detalles.

Administración de Contratos vencidos

En los casos en que se haya producido la terminación del contrato, bien por la expiración del plazo, bien por terminación anticipada, es importante poder gestionar las cláusulas que permanezcan vigentes tras la terminación. A modo de ejemplo pueden citarse las cláusulas de confidencialidad, que, en muchos casos, sobreviven al contrato.

El cumplimiento de este tipo de compromisos puede afectar contratos futuros, por lo que no deben olvidarse por el mero hecho de que el contrato no se encuentre ya en vigor (pues la cláusula o cláusulas aún lo están).

Resumen del post

Si bien una buena administración de contratos puede no ser correctamente apreciada, los errores en la administración de contratos suelen ser tan relevantes.

Debe determinarse la fórmula de administración de contratos que más se ajusta a las necesidades de la empresa, evitando que constituya simplemente una carga administrativa.

Debe elegirse un Modelo de Administración Interna, Externa o de carácter mixto manteniendo, en cualquier caso, debe mantenerse un cierto control de la Administración de Contratos.

Las fases en que puede dividirse la Administración de Contratos son: Negociación, Administración de Contratos Activos y Administración de Contratos vencidos.

Las negociaciones más recomendables son las que implican un posicionamiento gano-ganas, debiendo en todo caso aprenderse de los resultados de cada negociación al objeto de optimizar el proceso.

En la Administración de Contratos Activos resultan esenciales la seguridad, la accesibilidad, la formalización por escrito, los métodos de clasificación y custodia, los plazos, los vencimientos, los modelos de contratos, la estandarización y la simplificación. 

Por último, es importante poder gestionar aquellas cláusulas que permanezcan vigentes después de la expiración de un contrato, puesto que pueden afectar a otros contratos futuros.

Por favor, activa JavaScript en tu navegador para completar este formulario.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Scroll al inicio