Los profesionales a medida te facilitan la vida

Subcontratar o externalizar con la debida supervisión todas aquéllas funciones que no constituyan el objetivo principal de la empresa es una buena política empresarial. Debiendo destacarse como aspectos esenciales de una empresa el producto o servicio, la calidad, el departamento de ventas y el servicio post venta.

En cualquier caso conviene externalizar las tareas para las que no estamos especialmente cualificados, o bien, las tareas repetitivas que consumen mucho tiempo.  

En la actualidad se están expandiendo las posibilidades de externalización de modo que no sólo es posible optar por cuotas fijas por tiempo determinado, sino que también es posible optar por fórmulas de pago por horas u otros sistemas que permiten pagar únicamente por los servicios que se requieren.

Mucho más que subcontratación

Se trata de una forma de organización de la PYME en cuya virtud las tareas propias de un determinado departamento se encomiendan a una empresa especializada (subcontratación).

La externalización de servicios permite que la PYME funcione en el día a día contando con profesionales en la medida de sus necesidades

Ventajas de trabajar con profesionales a Medida

Una de las principales ventajas de la subcontratación es que la PYME no necesita contratar todo tipo de profesionales en plantilla con lo que ahorra costes de personal y costes fijos y variables en edificios corporativos. 

La especialización garantiza servicios de calidad, evitando riesgos innecesarios, cuando por la magnitud del negocio o por la forma en que está organizado las tareas objeto de externalización no se consideran clave en la empresa. Razón por la cual no se considera necesario establecer un departamento específico.

Además, los servicios suelen ser desempeñados por profesionales que conocen la empresa cliente y se relacionan habitualmente con ella. 

¿Cómo aparece la subcontratación de servicios? 

La subcontratación de servicios se remonta a la época industrial aunque su utilización en el ámbito de los servicios profesionales es posterior. La tendencia hacia la externalización en las Pymes es más bien reciente. 

Existen funciones en que la externalización o subcontratación de servicios está muy extendida, como es el caso de: 

  • RR.HH.,
  • Funciones comerciales o
  • Transporte. 

En la actualidad también es frecuente la subcontratación en funciones relacionadas con: 

  • Tecnologías de la Información e internet,
  • Comunicación o
  • Renting. Sin que la enumeración deba tomarse como numerus clausus. 

Sin embargo, otros profesionales a medida no están tan extendidos en las empresas a pesar de las grandes ventajas que les pueden aportar, sobre todo en las Pyme. Sin embargo, el tremendo potencial de esta nueva forma de organización es una de las principales razones de su crecimiento.

Expansión de la subcontratación a nuevos servicios profesionales 

La externalización de nuevos servicios se ha desarrollado especialmente en los países anglosajones, abarcando sectores como: 

  • El Marketing,
  • Las Redes sociales,
  • Los Servicios jurídicos,
  • La Publicidad o
  • La Consultoría.

Surgen para:

  • Servir como departamento a la empresa o
  • Complementar el departamento interno. 

La explicación se encuentra en que, a pesar de la utilidad de las distintas funciones, las dimensiones de la empresa no siempre justifican mantener un departamento específico. O lo que es lo mismo, la expansión de la externalización a nuevos departamentos en la empresa tiene su origen en la reducción de costes

Si me ofreciesen la sabiduría con la condición de guardarla para mí sin comunicarla a nadie, no la querría.

Séneca

Fase inicial: Implantación de servicios auxiliares en las Grandes Empresas 

En las grandes empresas la subcontratación se ha enfocado fundamentalmente a las tareas repetitivas, buscando que los Departamentos internos se centren en las tareas más importantes.

La externalización de las tareas repetitivas brinda: 

  • Rapidez de respuesta,
  • Flexibilidad,
  • Escalabilidad y
  • Previsibilidad en materia de costes.

Son especialmente indicados para los casos en que existen cargas de trabajo fluctuantes

No obstante, algunas empresas usan la subcontratación de servicios profesionales equiparando la empresa prestadora a una parte de la empresa contratante.

Fase Actual: Implantación de servicios profesionales en las PYME según las necesidades de la empresa

Las Pyme constituyen la mayor parte del tejido empresarial y requieren agilidad. Para dar respuesta a sus necesidades nace en los países anglosajones los denominados Professionals on Demand dando un enfoque innovador a la externalización de servicios. 

En estos casos el proveedor externo de servicios profesionales suele actuar como parte de la empresa con la ventaja de reducirse:

  • Los costes y
  • Los tiempos de respuesta. 

La experiencia ha demostrado que los profesionales a medida en las PYME: 

  • Tienen una eficacia similar a los empleados a tiempo completo,
  • Un coste menor y variable.
  • Prestan servicios según las necesidades del cliente. Y
  • Permiten a la Pyme tener o ampliar su “plantilla”de forma flexible a través de la subcontratación. 

Esto supone que la empresa proveedora del servicio se transforma en un socio estratégico de la PYME, suministrando un servicio legal de alta calidad aprovechando las nuevas tecnologías.

Los profesionales a medida pueden ser parte del equipo directivo de la empresa contratante, utilizar archivos o cuentas correo de la empresa etc… Las necesidades concretas de la PYME y la dedicación que necesite van a ser determinantes a la hora de fijar los honorarios.

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Servicios profesionales a medida y otras formas de externalización de servicios 

Uno de los objetivos más importantes de todo emprendedor es contratar un equipo técnico experto y que se inspire con los valores de la empresa. La subcontratación de servicios profesionales facilita construir este equipo de arriba abajo.

El equipo es, en realidad, uno de los elementos que distingue la empresa en el mercado. Los miembros del equipo, directivos y trabajadores, han de tener en común:

  • Una visión clara del objetivo de la empresa.
  • La intención de superar los retos necesarios para dicho objetivo.
  • Un interés por el servicio al cliente. 

Conviene destacar que tanto las tendencias actuales como la experiencia apuntan a que la externalización o subcontratación de servicios profesionales no es una moda, sino más bien el resultado de un proceso de especialización. 

La subcontratación permite prestar los servicios objeto de la misma de una manera eficiente y rentable. Además, los profesionales externos cuentan con experiencia empresarial ofreciendo una gestión proactiva de los distintos riesgos para evitar los problemas antes de que surjan. 

La externalización de servicios profesionales puede adoptar diversas modalidades como: 

  • Servicios externos de dedicación parcial.

La colaboración llega a ser tan estrecha que se crean verdaderos vínculos con los proyectos que suelen durar varios años.

  • Servicios profesionales complementarios a un departamento interno de la empresa.

Están destinados a empresas de mediano tamaño que tienen servicios internos pero desean complementarlos en las puntas de trabajo o para materias específicas.

  • Soporte puntual en procesos no recurrentes para prevenir o solucionar dificultades concretas.
  • Servicios ad hoc, según las necesidades y situación del cliente.

Por otro lado, los contratos suelen pactarse de forma que el cliente no tenga que soportar incrementos de facturación motivados por: 

  • Suplidos,
  • Gastos incidentales u
  • Otros gastos ordinarios de la actividad empresarial. 

Consolidación de los servicios profesionales a medida por Internet 

El pragmatismo -o conjunto de criterios, posiciones y acciones que van a hacer posibles nuestros objetivos- es el tren de aterrizaje de los sueños.

Joaquín Lorente. 

Acceder a los profesionales externos por Internet supone la posibilidad de disfrutar de los servicios de un Departamento, con un precio cerrado o mediante una cuota mensual.

La resistencia inicial al teletrabajo se ha visto notablemente mitigada desde la pandemia COVID-19, que ha acelerado la utilización de las nuevas tecnologías en los procesos de outsourcing. 

Además, como resultado de la situación económica, y de la mutación estructural que está experimentando el mercado laboral, un interesante grupo cada vez más numeroso de españoles han optado o están pensando en el emprendimiento para sustituir al trabajo por cuenta ajena o para complementarlo, con especial atención al mundo virtual. 

Las ventajas de los servicios profesionales por Internet son múltiples: 

  • Se ahorra el tiempo de transporte,
  • La mayor facilidad de conciliar agendas.
  • La mayor rapidez en los contactos.
  • Menores costes.
  • Precios más asequibles. 

Todo ello, junto con el funcionamiento y los resultados ha hecho que los servicios profesionales por internet sean la opción preferida en la mayor parte de los casos.

Ventajas de las Consultas por internet

El objetivo de las consultas online es la utilización de las nuevas tecnologías para ayudar a las empresas a solucionar sus asuntos de forma sencilla y económica. La reducción de costes, recursos y tiempo que permiten este tipo de consultas están haciendo que prosperen profesionales.

Las facilidades de acceso a los profesionales por Internet hacen que se multipliquen las consultas y los problemas se resuelvan temprano. 

Las respuestas se remiten en plazos breves. 

En muchas ocasiones una rápida intervención gracias a la resolución de estas consultas puede posibilitar una resolución satisfactoria, sorteando así la necesidad de más trámites que pueden requerir inversiones económicas y temporales. 

  • Los documentos y consultas son confidenciales.
  • Los datos suministrados son tratados de acuerdo con la política de privacidad del prestador de servicios y con la normativa sobre protección de datos. 

Para agilizar el servicio, se suelen combinar el correo electrónico, el teléfono y la videoconferencia

Las consultas por internet ayudan a quienes precisan estar al tanto de la manera de proceder ante cualquier evento o situación que les genera incertidumbre o duda. No en vano los problemas a que se enfrenta una empresa pueden aparecer de forma imprevista y tener carácter urgente. 

Las respuestas (incluso cuando se busca una segunda opinión) proporcionan mayor margen de maniobra, más tranquilidad y seguridad para tomar decisiones. Recuerda que una pronta actuación puede reducir futuros costes. 

Además, las modalidades de pago también se multiplican:

  • PayPal y otros medios de pago por internet.
  • Tarjeta de crédito o débito.
  • Transferencia bancaria.
  • Criptomonedas…

La suerte es el cuidado de los detalles.

Winston Churchill
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