Te revelamos la importancia de los documentos contables

A veces en un negocio no se da suficiente importancia a la liquidez o tesorería. No debe olvidarse que tener dinero líquido para poder hacer frente a los pagos necesarios es esencial para que el negocio siga vivo.

Por ello, para poder empezar un negocio es necesario:

  • Tener un colchón de dinero líquido o que pueda hacerse líquido fácilmente 

En este sentido, aunque en los planes financieros se hable de unos 3 meses, los plazos en un negocio pueden ser bastante más largos. Puede haber impagos y/o existir un desfase entre cobros y pagos.

  • Obtener financiación que permita a la empresa contar con lo anterior.
  • Contratar, en su caso, a una persona experta en contabilidad y derecho fiscal. 

Los documentos contables desde un punto de vista formal

Desde un punto de vista jurídico formal es relevante:

  • Si la contabilidad es o no obligatoria
  • El tipo de libros o documentos contables que han de llevarse. 

Obligatoriedad de la Contabilidad

El Derecho obliga a los empresarios a llevar una contabilidad ordenada y adecuada a la actividad de su empresa, al objeto de permitir un seguimiento cronológico de las operaciones.

Tipos de libros o documentos contables

La normativa determina cómo se concretan los documentos contables para empresarios individuales y profesionales. 

Los documentos contables son importantes tanto de forma interna para el empresario, como técnica de información útil para la toma de decisiones, como de forma externa, como medio para poder informar de acuerdo con el marco normativo sobre la imagen fiel de la empresa.

La normativa hace referencia al contenido de la contabilidad y su forma de gestión, pero destaca fundamentalmente en su aplicación el valor de los principios contables. Pudiendo existir normas más concretas, como las relativas a los distintos sectores profesionales.

Se entiende por libros contables los archivos o documentos que recogen la información financiera de una empresa. 

De acuerdo con el Código de Comercio y el Reglamento del Registro Mercantil, junto al Libro Diario tiene carácter obligatorio el Libro de inventarios y las cuentas anuales.

  • La contabilidad se refleja en el libro Diario
  • Además, en el libro de inventarios se registran periódicamente los balances e inventarios. Así, deben hacerse constar el balance inicial y el de cierre de cada ejercicio y al menos trimestralmente los de comprobación o sumas y saldos.
  • Las denominadas cuentas anuales están compuestas por el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y la Memoria.

Las cuentas anuales deben ser aprobadas dentro de los primeros 6 meses del ejercicio, debiendo presentarse para su depósito en el Registro Mercantil por vía telemática y en modelo normalizado, dentro del mes siguiente a su aprobación.

Asimismo destaca el valor probatorio de los documentos contables

Los documentos contables desde un punto de vista material

Desde un punto de vista jurídico material destacan: 

  • El resultado de cada ejercicio y 
  • La valoración jurídica del balance.

Documentos contables para empresarios individuales y profesionales

Sin perjuicio de lo dicho anteriormente, hay que precisar que junto a la normativa mercantil ha de tenerse en cuenta la fiscal para determinar cuáles son los archivos o documentos que han de recoger la información financiera en cada caso. 

Existen, por un lado, actividades empresariales que no se consideran mercantiles a efectos fiscales, como las artesanales, agrícolas o ganaderas. Por otro lado, las actividades empresariales pueden ser realizadas por personas físicas o jurídicas.

Si atendemos al listado de actividades económicas podemos observar además que algunas actividades, como la publicidad, pueden desempeñarse como profesional o como servicios de publicidad. 

De ello resulta que:

  • En el caso de autónomos o personas físicas, la concreción de las obligaciones contables va a depender del régimen fiscal al que se adscriban. 

Empresarios y profesionales en estimación directa

  • Si se trata de empresarios mercantiles en estimación directa, sus documentos contables y sus obligaciones serán iguales que los de las personas jurídicas, a los que se hace referencia posteriormente.
  • Si se trata de empresarios no mercantiles en estimación directa, o bien cualquier tipo de empresarios en régimen de estimación directa simplificada, sus obligaciones contables serán diferentes a lo mencionado hasta ahora, ya que los libros que deben llevar son:
  • El Libro registro de ventas e ingresos, 
  • El de compras y gastos y 
  • El de bienes de inversión.
  • Tratándose de Profesionales, en régimen de estimación directa o en régimen de estimación directa simplificada, los libros contables también difieren de los que especifica el Código de Comercio. 
  • En este caso los libros obligatorios son: 
  • El de registro de ingresos, 
  • El de registro de gastos, 
  • El de registro de bienes de inversión y 
  • El de registro de provisiones de fondos y suplidos.

Empresarios y profesionales en estimación objetiva o por módulos

  • Por último, los empresarios –normalmente no mercantiles- y profesionales en de estimación objetiva o por módulos, habrán de llevar:
  • Un Libro registro de ventas e ingresos, si el rendimiento neto de su actividad se determina en función del volumen de operaciones. Este es el caso de los empresarios que realizan actividades consideradas como no mercantiles, como las forestales y otras accesorias, agrícolas, ganaderas o de transformación de materias primas.

También, en el caso de que estos empresarios o profesionales en régimen de estimación objetiva deduzcan amortizaciones, estarán obligados a llevar un Libro registro de bienes de inversión.

Resumen de los documentos contables para empresarios individuales y profesionales

De lo mencionado en apartados anteriores resulta que, no tienen obligación de llevar los libros contables los autónomos en el régimen de módulos, como regla general. 

Los autónomos en régimen de estimación directa simplificada –qué es el más frecuente- no han de llevar su contabilidad conforme a lo previsto en el CCom

Por último, aunque obligados a llevar la contabilidad conforme al citado Código, los autónomos en régimen de estimación directa no están obligados a legalizar los libros contables.

Documentos contables para personas jurídicas

  • En el caso de personas jurídicas, como ocurre con las sociedades mercantiles u otro tipo de entidades afines (salvo cuando se dedican a actividades no consideradas mercantiles) la regla será el régimen de estimación directa y la obligación de llevar la contabilidad y los libros contables, así como legalizarlos. 

Por tanto, habrán de llevar:

  • El Libro Diario 
  • El de Balances e Inventarios y 
  • Las cuentas anuales, según lo dispuesto en el CCom y el Plan General de Contabilidad.

Es importante tener en cuenta, de conformidad con la AEAT, que los contribuyentes que con independencia de su régimen fiscal lleven la contabilidad según lo previsto en el Código de comercio, no estarán obligados a llevar los libros registros especificados para el régimen fiscal de que se trate.

En el caso de empresas o autónomos sujetos al IVA, hay que tener en cuenta los Libros de:

  • Facturas emitidas, 
  • Facturas recibidas, 
  • Bienes de inversión, y, en su caso, 
  • Operaciones intracomunitarias.

Resumen de documentos contables para personas jurídicas

Sólo las sociedades mercantiles u otras entidades mercantiles con personalidad jurídica están obligadas a legalizar los libros contables, y desde la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, deben hacerlo por vía telemática dentro de los 4 meses siguientes a la finalización del ejercicio.

Rendir cuentas u obligación de información contable

A tenor del art 32 CCom, la contabilidad es secreta como regla general, pero existen excepciones. En este sentido el secreto no es aplicable frente a la Administración Pública o respecto de las cuentas depositadas en Registro Mercantil.

El art. 32 del CCom, al que se remite el 327 LEC, distingue 2 supuestos a la hora de informar sobre los documentos contables. No obstante, en ambos casos el art. 33 CCom prevé que se realice en el establecimiento del empresario, y en su presencia o en la de la persona que designe. 

Comunicación de los documentos contables

Se habla de comunicación de los documentos contables, cuando la información tiene carácter general. Especificándose que esta puede tener lugar en los siguientes casos

  • Sucesión universal, 
  • Concursos (anteriormente quiebras o suspensión de pagos), 
  • Liquidaciones de entidades mercantiles, 
  • Expedientes de regulación de empleo, o 
  • Cuando exista derecho al examen directo de los documentos contables por parte de los representantes legales de los trabajadores o de los socios de la sociedad.

Exhibición de los documentos contables

Por el contrario, se habla de exhibición de los documentos contables cuando ésta afecta únicamente a los asientos, documentos o partes de los mismos relacionados con la cuestión debatida, siempre que la persona a la que pertenezcan tenga interés o responsabilidad en el asunto.

La nueva ley de Jurisdicción Voluntaria de 2015 regula como expediente de jurisdicción voluntaria la solicitud de exhibición de libros y documentos contables, que también puede ser solicitada como diligencia preliminar (art. 256 LEC) o como prueba en un proceso judicial.

Pueden derivarse efectos jurídicos tanto de la práctica del reconocimiento o exhibición de los documentos contables, como de la negativa a realizarla

En este último caso, será posible dar por buenos los aportados por el demandante como prueba en el juicio posterior o decretar la entrada y registro del lugar donde se encuentren los documentos contables.

Deber de rendir cuentas

También existen supuestos específicos en la ley en que determinadas personas tienen el deber de rendir cuentas. Como son:

  • El comisionista (art. 263 CCom), 
  • El empresario para el que trabaja el agente (art. 15.2 de la Ley de Agencia) o 
  • Los empresarios a solicitud de los trabajadores o de sus representantes legales, siempre que se refieran a devengos salariales (ET).

Esa información cualquiera que sea la forma en la que se facilite, puede usarse además como prueba en juicio.

Valor probatorio de los documentos contables

Aunque la contabilidad es en sí un sistema de información cuya utilidad se basa en el reflejo de la realidad, en ocasiones, la ley atribuye a los asientos contables la posibilidad de ser medio de prueba, produciendo consecuencias jurídicas propias

Esta es una de las razones por las que el art 30 CCom impone a los empresarios  el deber de conservación de los libros y documentos contables durante un plazo de 6 años.

En la práctica los documentos contables son un medio usual de prueba de derechos y obligaciones y, conforme al artículo 299.2 LEC, forman parte de los medios de prueba admitidos en derecho

No obstante, su valor probatorio ha de ser apreciado por los Tribunales conforme a las reglas generales del derecho, según el art. 31 CCom.

Así, los documentos contables pueden:

  • Ser valorados como prueba documental
  • Ser objeto de prueba pericial (en este caso lo que se busca es el dictamen de perito que aporte los conocimientos técnicos o prácticos necesarios para valorar hechos o circunstancias relevantes en el pleito de que se trate, siendo valorados según las reglas de la sana crítica) 
  • Ser objeto de prueba de reconocimiento judicial, y 
  • Servir de soporte para la prueba de presunciones (en especial cuando la contabilidad es llevada conforme a Derecho). 

Todo ello sin perjuicio de la tendencia judicial a valorar conjuntamente las pruebas. 

Puesto que los documentos contables en puridad resultan de la integración de los libros contables y de los justificantes, pueden calificarse como documentos complejos. La doctrina ha llegado a situar los documentos complejos como categoría intermedia entre los documentos públicos y los privados.

En general, los libros contables son eficaces como prueba positiva o de carácter declarativo, pero no como prueba negativa o de carácter constitutivo.

La contabilidad y existencia, reconocimiento, magnitud o extinción de obligaciones

Los asientos contables recogen el contenido de las prestaciones de las partes en ejecución de contratos, pudiendo probar hechos que tienen efectos jurídicos. 

Pueden hacer prueba de:

  • La existencia y reconocimiento de deudas del empresario
  • Los movimientos o saldos de cuentas bancarias o mercantiles. 
  • La extinción de las deudas del empresario. Por ejemplo en caso de compensación o novación.

Además, el valor contable puede servir para determinar la cantidad a la que ascienden diversos tipos de obligaciones civiles, mercantiles (así en el caso de los frutos producidos o percibidos en un periodo de tiempo determinado ya sea en caso de bienes gananciales o por la existencia de un derecho de usufructo) o fiscales (pudiéndose medir la capacidad contributiva o el hecho imponible).

Los documentos contables pueden también contribuir a la valoración de los daños (ya se trate de daño emergente o de lucro cesante –art. 1106 CC-), con independencia de que hayan sido ocasionados por responsabilidad contractual o extracontractual.

También tienen relevancia:

  • En la prueba de la existencia y contenido de contratos o negocios jurídicos de carácter unilateral (como en el caso de ofertas con relevancia jurídica). O 
  • Como condición necesaria para el nacimiento o ejercicio de derechos (como la obligación de pagar dividendos –art. 326 LSC- o la cuota de liquidación a los socios en una sociedad mercantil –ART. 392.1 LSC-) o de beneficios legales (como la posibilidad  de invocar los propios libros en un litigio judicial, o, dicho de otra manera, la prueba de libros a favor del titular entre comerciantes o entre el empresario y terceros).

El incumplimiento de deberes contables

El incumplimiento de deberes contables por parte de las personas obligadas, como los administradores de una sociedad frente a los socios o los administradores concursales también sirve de prueba a efectos de exigencia de responsabilidades y posibles sanciones administrativas o penales

En este último sentido, el Código Penal tipifica el delito contable (art. 310 CP) o  el de falseamiento de las cuentas anuales (art. 290 CP).

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