Constitución de una Empresa. Forma Jurídica de Sociedad de Responsabilidad Limitada

Una empresa o negocio puede adoptar tanto la forma de persona física (autónomo) como de persona jurídica. Mientras las primeras nacen, las segundas son una ficción legal que requiere una serie de trámites para su constitución.

Lo más recomendable es que la estructura jurídica sea sencilla.Sólo debe uno complicarse cuando es preciso. No hay que complicarse con fórmulas jurídicas complejas a menos que sea necesario. Por ello, a continuación desarrollamos los trámites necesarios para la constitución de una empresa si decides optar por la forma jurídica de sociedad de responsabilidad limitada, que es el tipo de sociedades más frecuente. 

No obstante, en los demás casos, los pasos son similares, con algunas particularidades según el tipo social.

Las sociedades mercantiles adquieren personalidad jurídica desde su inscripción en el Registro Mercantil.

En cualquier caso, lo fundamental para que fluya un negocio son los clientes, así que no esperes a tener todo en orden para conseguirlos.

Constitución de una Empresa (SRL)

Todos tus sueños pueden hacerse realidad si tienes el valor de perseguirlos»

Walt Disney

Las sociedades se forman en virtud de un acuerdo celebrado entre dos o más partes o, en el caso de sociedades unipersonales, en virtud de un acto unilateral.

La constitución de las sociedades debe formalizarse en escritura pública, que deberá ser inscrita en el Registro Mercantil.

Para la constitución de una empresa con forma jurídica de sociedad de responsabilidad limitada, desde la entrada en vigor de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, hay dos opciones:

  • 1) Aprovechar los PAE (Puntos de Apoyo a los Emprendedores –que pueden ser públicos y privados-), a través de los cuales todos los trámites administrativos para la constitución de una empresa se realizan a través de Internet. O,
  • 2) Realizar los trámites de constitución de una empresa en persona ante la AEAT, el  Notario, el Registro Mercantil y la Seguridad Social.

Opción uno: Si se opta por utilizar un PAE en la constitución de una empresa

Ley 14/2013 de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización regula la constitución de una empresa con forma jurídica de sociedad de responsabilidad limitada distinguiendo dos casos:

  • A) Constitución de una empresa como sociedad de responsabilidad limitada mediante escritura pública y estatutos tipo, y
  • B) Constitución de una empresa como sociedad de responsabilidad limitada sin estatutos tipo.

La constitución de una empresa con la forma jurídica de sociedad de responsabilidad limitada sin estatutos tipo se rige por las normas establecidas para la constitución de sociedades de responsabilidad limitada mediante escritura pública y estatutos tipo con algunas particularidades (Art. 16 Ley 14/2013).

Es importante tener en cuenta que el inicio de la actividad emprendedora regulado en la Ley 14/2013 de apoyo al emprendedor parte de la creación de los PAE (Puntos de Atención al Emprendedor). Entendiendo por tales oficinas pertenecientes a organismos públicos y privados, incluidas las notarías, así como puntos virtuales de información y tramitación telemática de solicitudes. (Lista de los PAE)

Los PAE utilizan el sistema de tramitación telemática del Centro de Información y Red de Creación de Empresa (CIRCE) cuya sede electrónica se ubica en el Ministerio de Industria, Energía y Turismo.

En ellos se inicia la tramitación del Documento Único Electrónico (DUE), que incluye todos los datos que deben ser remitidos a los registros y a las autoridades públicas competentes para los siguientes objetivos, de conformidad con la legislación aplicable:

  • a) Constitución de una empresa con forma de sociedad de responsabilidad limitada.
  • b) Cumplimiento de las obligaciones tributarias y de seguridad social relacionados con el inicio de las actividades económicas.
  • c) La realización de cualesquiera otras actuaciones ante el Estado, las autoridades regionales y locales asociados a la iniciación de las actividades económicas, incluida la concesión de las licencias, la presentación de comunicaciones y la declaración responsable.

Las cuestiones relativas al cumplimiento de las obligaciones tributarias y de seguridad social durante la actividad empresarial, los procedimientos de contratación pública y las ayudas y subvenciones están excluidas de tramitación de constitución de una empresa a través de los PAE.

A) Constitución de una empresa S.L. por escritura pública con el estándar de los estatutos

Los estatutos tipo están regulados por la Orden Ministerial JUS/3185/2010, de 9 de diciembre (que aprueba los estatutos tipo de las sociedades de responsabilidad limitada).

Trámites desde el PAE

En este caso, se llevan a cabo las siguientes acciones de forma simultánea en los PAE:

  • El DUE se completa y se inicia la tramitación telemática enviándose en línea a cada organismo interviniente por vía electrónica la parte del DUE que le corresponda para realizar el trámite de su competencia.
  • Se solicita la reserva de la denominación social al Registro Mercantil Central, incluyendo hasta cinco denominaciones sociales alternativas, de entre las cuales el Registro Mercantil Central emitirá el correspondiente certificado negativo de denominación siguiendo el orden propuesto por el solicitante dentro de las 6 horas hábiles siguientes a la solicitud. 

Nótese que en este caso el número máximo de denominaciones alternativas que pueden solicitarse excede el número que puede solicitarse si se opta por la constitución de una empresa en persona (3)).

  • Se concierta inmediatamente la fecha de otorgamiento de la escritura de constitución mediante una comunicación en tiempo real con la agenda electrónica notarial obteniéndose los datos de la Notaría y la fecha y hora del otorgamiento. La fecha y hora del otorgamiento en ningún caso distar más de 12 horas hábiles desde que se inicia la tramitación telemática.
Trámites en la Notaría

El Notario se encarga de las siguientes actividades:

  • Autoriza la escritura de constitución de una empresa debiendo aportársele el documento justificativo de desembolso del capital social, salvo que los fundadores manifiesten en la escritura que responderán solidariamente frente a la sociedad y frente a los acreedores sociales de la realidad de las aportaciones dinerarias. (art. 62 LSC tras Ley 11/2018).
  • Envía de forma inmediata, a través del sistema de tramitación telemática del CIRCE, copia de la escritura a la Administración Tributaria solicitando la asignación provisional de un NIF (Número de Identificación Fiscal).
  • Remite copia autorizada de la escritura de constitución de una empresa al Registro Mercantil del domicilio social a través del sistema de tramitación telemática del CIRCE.
  • Entrega, a los otorgantes, a solicitud de éstos, una copia simple electrónica de la escritura pública de constitución de la empresa. Esta copia simple no generará coste adicional y podrá obtenerse en el PAE.

* Los fundadores pueden atribuir al notario autorizante la facultad de subsanar electrónicamente los defectos advertidos ulteriormente por el registrador en su calificación, siempre que aquél se ajuste a la calificación y a la voluntad manifestada por los primeros.

Trámites en el Registro Mercantil

Actuaciones del Registrador Mercantil:

Una vez recibida del CIRCE copia electrónica de la escritura de constitución de la empresa como sociedad limitada, junto con el NIF provisional asignado y la acreditación de la exención del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados, en su modalidad de Operaciones Societarias:

  • Califica e inscribe la constitución de la sociedad dentro del plazo de las 6 horas hábiles. 

(Se entiende por horas hábiles las comprendidas dentro del horario de apertura fijado para los registros).

(Se entiende por horas hábiles las comprendidas dentro del horario de apertura fijado para los registros).

  • – Remite al CIRCE, el mismo día de la inscripción, certificación de la inscripción practicada. Y
  • – Solicita el NIF definitivo a la Administración Tributaria.
Actuación del CIRCE

El CIRCE:

  • Transfiere a los fundadores, si lo solicitan, y al notario autorizante de la escritura de constitución la certificación electrónica o en soporte papel, sin coste adicional. Y
  • Traslada a los fundadores el NIF definitivo notificado telemáticamente por la autoridad tributaria competente.

Una vez inscrita la sociedad,

Tramitación ante la AEAT, la SS y las administraciones locales y regionales

(Se realiza desde el PAE).

El PAE, envía la información incluida en el DUE a la autoridad fiscal, la Tesorería de la Seguridad Social y, y en su caso, a las administraciones locales y autonómicas para llevar a cabo las comunicaciones, registros y solicitudes de autorizaciones y licencias necesarias para la constitución de una empresa y su puesta en marcha.

B) Constitución de una empresa como sociedad de responsabilidad limitada sin estatutos tipo

Se recogen a continuación únicamente las particularidades que divergen de la opción A) antes referida. 

Opciones de los fundadores

Los Fundadores,

  • Pueden optar por la tramitación de la constitución de la empresa utilizando el DUE y el sistema de tramitación telemática del CIRCE.
  • Pueden solicitar, a través de los PAEs la reserva de denominación y concertar la fecha de otorgamiento de la escritura de constitución de una empresa.
Sin divergencias respecto de los trámites en la Notaría

(No hay particularidades en cuanto a la actuación del Notario).

Particularidades de los trámites en el Registro Mercantil

El Registrador Mercantil

  • Al recibir una copia electrónica de la escritura de constitución, el Registrador inscribirá la sociedad inicialmente en el Registro Mercantil en el plazo de 6 horas hábiles, indicando exclusivamente los datos relativos a denominación, domicilio y objeto social, además del capital social y el órgano de administración seleccionado.
  • La escritura de constitución de una S.L. se inscribirá de forma definitiva dentro del plazo de calificación ordinario, entendiendo que esta segunda inscripción vale como modificación de estatutos. Si la inscripción definitiva se practica vigente el asiento de presentación los efectos se retrotraerán a esta fecha.
  • Practicada la inscripción definitiva, el registrador mercantil notificará telemáticamente a la autoridad tributaria competente la inscripción de la sociedad, solicitando el NIF definitivo.

Opción dos: Cuando decide realizar los trámites para constituir una sociedad en persona

Para facilitar la lectura de esta opción comenzamos enumerando los distintos trámites para constituir una sociedad limitada en persona.

  • Certificación negativa de denominación social para constituir una sociedad. 
  • Solicitud de NIF provisional. 
  • Certificado de depósito del capital social para la constitución de una sociedad.
  • Otorgamiento de Escritura para constituir una sociedad.
  • Impuesto sobre transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados.
  • Inscripción de la Escritura para constituir una sociedad en el registro Mercantil.
  • Solicitud de NIF definitivo.
  • Alta en el IAE. 
  • Legalización de los libros obligatorios. (Art. 329 y ss RRM).
  • Inscripción de la empresa en la SS. Atribución de Código de cuenta de cotización.
  • Afiliación/alta de los trabajadores en la SS.
  • Formalización de la protección respecto a las contingencias de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
  • Comunicación de la apertura del centro de trabajo.
  • Legalización del libro de visitas (por cada centro de trabajo).

En este caso, el procedimiento es el siguiente:

1 -. Certificación negativa de denominación social para constituir una sociedad limitada

Una vez solicitada la denominación social en el Registro Mercantil Central éste expedirá un certificado que acredite exclusivamente si la denominación solicitada se encuentra o no registrada, y, en su caso, los principios jurídicos en que se fundamenta la calificación desfavorable. Si una denominación viola la prohibición de identidad (artículos 407 y 408 del Reglamento del Registro Mercantil (en adelante RRM)) se considera como registrada.

Las solicitudes de certificación se harán constar en el impreso oficial y pueden ser de un solo nombre o hasta un máximo de tres. Las solicitudes han de presentarse ante el Registro Mercantil Central o por correo o e-mail (www.rmc.es). La certificación debe ser expedida en el plazo de tres días laborables.

No podrá autorizarse escritura para constituir una sociedad o demás entidades inscribibles o de modificación de denominación, sin que se presente al Notario la certificación de denominación social negativa. La certificación deberá protocolizarse con la escritura matriz. La certificación negativa tendrá una vigencia de tres meses (414 RRM). El nombre tendrá una reserva temporal de seis meses (412 RRM).

Los requisitos de designación se rigen por los artículos 398 y ss del RRM. En la misma línea, conviene verificar la disponibilidad de posibles signos distintivos de la propiedad industrial y/o nombres de dominio.

2 -. Número de registro fiscal provisional (en adelante NIF)

De acuerdo con el artículo 24 del Real Decreto 1065/2007, de 27 de julio (en relación con el Reglamento General de las actuaciones y los procedimientos de inspección y gestión tributaria) y la Orden Ministerial EHA/3695/2007, de 13 de diciembre, el NIF provisional deberá ser solicitado ante la AEAT, incluyendo los siguientes documentos de apoyo:

  • Modelo 036.
  • Documento expresando el acuerdo voluntario de los partícipes para constituir una sociedad y firmado por éstos.
  • Fotocopia del DNI de la persona que firma el modelo.
  • Original y fotocopia del documento que acredite la capacidad de representación de la persona que firma el modelo.

El NIF provisional se concederá en diez días.

3 -. Certificado de depósito del capital social para constituir una Sociedad limitada

Las aportaciones a las sociedades de capital pueden comprender únicamente bienes o derechos susceptibles de valoración económica. Las contribuciones en efectivo deberán justificarse ante el notario ante el que se otorgue la escritura para constituir una sociedad.

Desde el 29 de septiembre de 2013, tras la entrada en vigor de la Ley de apoyo a los emprendedores, cabe la posibilidad de constituir una sociedad de responsabilidad limitada sin depositar el capital inicial de tres mil (3.000 €) euros, siempre que la empresa quede sujeta a una serie de obligaciones para la protección de terceros (este procedimiento se denomina de formación secuencial).

No optándose por la formación secuencial, será necesario justificar las aportaciones dinerarias mediante un documento que acredite el depósito de los respectivos fondos en favor de la empresa en una entidad financiera. En este caso el Notario lo incluirá en la escritura de constitución. Otra posibilidad es que los fondos se presenten al Notario para su depósito a favor de la empresa.

El certificado de depósito del capital social expirará dos meses después de la fecha de emisión.

Para la emisión del certificado suelen exigirse los siguientes documentos de apoyo:

  • Certificación negativa de denominación social.
  • NIF provisional.
  • Modelo de escritura de constitución.

El certificado de depósito se puede conseguir en el mismo día.

4 -. Otorgamiento de la Escritura para constituir una Sociedad limitada

La escritura de constitución de una sociedad de responsabilidad limitada debe ser firmada por todos los partícipes.

La escritura pública para constituir una sociedad debe otorgarse ante un Notario, ante quien se presentarán los siguientes documentos de apoyo:

  • Certificación negativa de denominación social.
  • Certificado de depósito del capital social, en su caso.
  • NIF provisional.
  • Estatutos.
  • Identificación, NIE (número de identificación de extranjeros) o pasaporte de todos los socios.

La escritura para constituir una sociedad se puede obtener en el día de la concesión.

Es importante tener en cuenta que la Escritura de constitución rige las relaciones de la sociedad con terceros (relaciones externas de la sociedad) y los Estatutos de la sociedad son las reglas que cada sociedad establece para regirse internamente en el contrato constitutivo.

A menos que se indique lo contrario en los estatutos, las operaciones de la compañía se contarán a partir de la fecha de formalización de la escritura de constitución y la sociedad tendrá una duración indeterminada. También en ausencia de disposiciones específicas se entenderá que el año financiero de la compañía termina el treinta y uno de diciembre de cada año.

La escritura de constitución de una S.L. y los estatutos además pueden incluir cualquier acuerdo o término que los partícipes juzguen conveniente, siempre que sean legales y respeten los principios que rigen las sociedades de responsabilidad limitada.

Los acuerdos entre socios no incluidos en los estatutos sólo podrán hacerse valer entre éstos.

5 -. Impuesto sobre transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados

Desde el 3 de diciembre de 2010, constituir una sociedad está exenta del ITP y AJD (párrafo 11 de la parte B) del artículo 45.1 del Real Decreto Legislativo 1/1993, de 24 de septiembre).

6 -. Inscripción de la escritura en el Registro Mercantil del domicilio social

Tras la inscripción de la escritura para constituir una sociedad en el Registro Mercantil la sociedad adquiere personalidad jurídica.

Documentos a aportar para la inscripción de la constitución de la sociedad:

  • Primera copia de la Escritura pública.
  • Modelo 600 liquidado.
  • Fotocopia del NIF provisional.
  • Certificado de depósito del capital social o provisión de fondos, en su caso.

La inscripción de la escritura en el Registro Mercantil debe hacerse dentro de dos meses siguientes al otorgamiento de la escritura para constituir una sociedad y debe ser resuelta dentro de los quince días siguientes a la fecha del asiento de presentación.

7 -. Solicitud de NIF definitivo

De acuerdo con el artículo 24 del Real Decreto 1065/2007, de 27 de julio y Decreto Ministerial EHA/3695/2007, de 13 de diciembre, el NIF definitivo debe solicitarse en la Administración de la AEAT del domicilio fiscal, incluyendo los siguientes documentos de apoyo:

  • Modelo 036 (declaración censal de modificación).
  • Primera copia y copia de la Escritura de constitución en la que conste el sello de la inscripción registral.
  • Fotocopia del DNI de la persona que firma el modelo.
  • Original y fotocopia del documento que acredite la capacidad de representación de la persona que firma la declaración censal.

La solicitud del NIF definitivo debe realizarse dentro de los treinta días siguientes a la inscripción de la sociedad en el registro de empresas, y se obtiene en un plazo de diez días.

8.- Alta en el IAE

Este procedimiento está regulado en el artículo 5 del Real Decreto 243/1995 y la Orden Ministerial HAC/2572/2003. Las S.L. con una facturación neta de menos de un millón de euros (calculados en el penúltimo año, como regla general) están exentas de este impuesto y no están obligadas a presentar ningún formulario oficial. Caso de no estar exenta habrá que presentar un Modelo 840, por cada actividad, acompañado de los documentos que se mencionan a continuación –con excepción del Modelo 036-.

Caso de estar exenta, han de presentarse ante la Administración de la AEAT del domicilio fiscal los siguientes documentos:

  • Modelo 036. – Fotocopia del DNI de la persona que firma el modelo. 
  • Original y fotocopia del documento que acredite la capacidad de representación de la persona que firma la declaración censal.

El alta en el IAE ha de realizarse antes del inicio de la actividad si está exenta (en los 30 días siguientes al inicio de la actividad, si no lo está) y se obtiene en el acto de presentación del modelo.

9 -. Legalización de los libros obligatorios. (Art. 329 y ss RRM)

La legalización se lleva a cabo en el Registro Mercantil del domicilio social, aunque en virtud del artículo 18 de la Ley 14/2013 de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones nominativas, se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que transcurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio.

Los empresarios podrán voluntariamente legalizar libros de detalle de actas o grupos de actas formados con una periodicidad inferior a la anual cuando interese acreditar de manera fehaciente el hecho y la fecha de su intervención por el Registrador.

El Registrador comprobará el cumplimiento de los requisitos formales, así como la regular formación sucesiva de los que se lleven dentro de cada clase y certificará electrónicamente su intervención en la que se expresará el correspondiente código de validación.

10 -. Inscripción de la constitución de una S.L. en la SS. Atribución de Código de cuenta de cotización

Este procedimiento es adecuado si la S.L. necesita contratar trabajadores. Este trámite debe preceder al inicio de la actividad (artículos 5 y 10 del Real Decreto 84/1996). La inscripción debe solicitarse ante la Dirección Provincial o Administración de la TGSS donde radique el domicilio del empresario a efectos recaudatorios.

Documentos de apoyo:

  • Formulario TA.6.
  • NIF de la S.L.
  • Fotocopia de la cédula de identidad (DNI) de la persona que solicita la inscripción y el título jurídico en el que opera.
  • Fotocopia de la escritura de constitución inscrita.
  • Identificar la entidad gestora (INSS) y/o la entidad o entidades colaboradoras (Mutuas) por las que opta para la cobertura de la protección de contingencias profesionales y de la prestación económica por incapacidad temporal derivada de contingencias comunes.

El registro se obtiene en el acto de presentación. En caso de incumplimiento de los requisitos, se concede un plazo de 10 días para la subsanación.

Además, la S.L. debe solicitar un Código de Cuenta de Cotización específico para la inclusión de los consejeros de la S.L. en el sistema de seguridad social (Disposición adicional octava de la Orden de Ministerio TAS/29/2006). 

El gran placer de la vida es hacer lo que la gente dice que no puedes. Walter Bagehot.

11 -. Afiliación/alta de los trabajadores en la SS

Este trámite está regulado en los artículos 6 y 23 del Real Decreto 84/1996. La solicitud debe ser presentada ante la Dirección Provincial de la TGSS del domicilio social con carácter previo a la iniciación de la prestación de servicios del trabajador, y no antes de los 60 días anteriores al previsto para la iniciación de la misma. El alta se completa en el acto de presentación del impreso, aportando los siguientes documentos de apoyo: 

  • Modelo TA 1 (afiliación) TA 2 / S (alta).
  • Fotocopia del DNI del trabajador.
  • Número de SS del trabajador.

En caso de incumplimiento de los requisitos, se concede un plazo de 10 días para la subsanación.

12 -. Formalización de la protección respecto a las contingencias de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales

Trámite regulado en los artículos 62 y 70 del Real Decreto 1993/1995.

En caso de optar por Mutua de accidentes de trabajo y de enfermedades profesionales, el trámite habrá de efectuarse ante la Dirección Provincial de la TGSS, que remite a la  Mutua un ejemplar de la solicitud de inscripción de la S.L. en la Seguridad Social. La Mutua formaliza el documento de asociación y envía una copia al empresario y otra a la Dirección Provincial de la TGSS, dentro de los quince días siguientes al de su recepción.

Si se opta por Entidad gestora de la Seguridad Social, este trámite se realizará en el acto de inscripción de la S.L. en la Seguridad Social. Debe acompañarse como documento de apoyo una declaración acerca de la actividad y los trabajos que realiza la S.L. a fin de determinar las primas aplicables.

La Dirección Provincial de la TGSS remite un ejemplar del documento cumplimentado al empresario y otro a la Entidad gestora.

13 -. Comunicación de la apertura del centro de trabajo al tiempo de la constitución de una S.L.

Este trámite está regulado por la Orden Ministerial de 6 de mayo de 1988.

La comunicación se realiza en la Tesorería de la Seguridad Social en el plazo de 30 días después de la apertura del centro de trabajo. Ha de aportarse el impreso oficial por cuadruplicado. Se obtiene en el acto de presentación del impreso, si bien, en caso de incumplimiento de los requisitos, se concede un plazo de 10 días para la subsanación.

14 -. Legalización del libro de visitas (por cada centro de trabajo) al tiempo de la constitución de una S.L.

Este trámite se lleva a cabo ante la Inspección Provincial de trabajo, antes del inicio de la actividad, presentando un modelo oficial del Libro de Visitas con los datos de la S.L. La legalización se puede obtener en el acto. El Libro de Visitas puede ser sustituido por un Libro de Visitas Electrónico.

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